PENGERTIAN PENGGANDAAN
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka,
ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara,perbuatan menggandakan.
Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan
beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu
perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan
menggunakan alat pengganda.
Adapun
pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak
naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak
surat-surat, undangan, bahan materi rapat dan sebagainya. Dengan adanya mesin
pengganda ini diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang lebih
efektif dan efisien.
FUNGSI PENGGANDAAN
Setiap organisasi yang
besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya tedapat
bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan
tugas penunjang.
Salah
satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi
bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :
1.
Memberikan pelayanan
memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2.
Memberikan pelayanan
memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3.
Memberikan pelayanan
memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai
keinginan pimpinan
4.
Bertanggung jawab atas
pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5.
Memberikan pelayanan
sesegera mungkin secara optimal
MACAM-MACAM
ALAT PENGGANDA
Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan
pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan
penggandaan dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat
juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim.
Mesin
pengganda banyak macamnya, antara lain :
1.
Mesin foto copy biasa,
yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi
denganmenggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
2.
Mesin rissograph,
yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master
copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai
keinginan.
3.
Mesin stensil, yakni :
suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil, koreksilak.
ALATPENGGANDA Dalam materi ini, anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni
mesin foto copy, dan anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy.
Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison,
menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis.
Proses
ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari
bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox. Ada beberapa
jenis ukuran alat foto copy antara lain :
1.
Mesin foto copy kecil
(Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10
lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)
2.
Mesin foto copy sedang
(standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit,
dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)
3.
Mesin foto copy besar,
berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat
memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta
dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.
MESIN FOTO COPY Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan
diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan
cahaya yang berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak
daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu
bagian-bagian dari mesin foto copy, sebagai berikut:
1.
Tutup asli (original
cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau
memegang lembaran asli yang akan dicopy
2.
Kaca tempat asli (original
glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan
terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk
mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah
3.
Papan tempat asli (original
tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum
dicopy atau yang sudah dicopy.
4.
Tombol on–off (on-off
switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
5.
Papan hasil
penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil
penggandaan
6.
Kerangka mesin. Pada
mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk
mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin
7.
Papan kertas untuk
operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base).
Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu
8.
Baki kertas kaset (cassette).
Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500
lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5
MESIN FOTO COPY BESAR
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :
1.
Lembar kertas. Untuk
menempatkan persediaan kertas copy
2.
Papan dokumen
otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat
bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak
3.
Papan penyortir (sorter).
Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang
banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak
dan 20 rak
4.
Papan kertas besar (large
capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung
sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4
PENGOPERASIAN MESIN
FOTO COPY
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
1.
Letakkan kertas pada
kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada
posisi yang tepat di tengah
2.
Dengan menekan tombol
pengatur hasil copy.
3.
Tekan tombol jumlah
hasil penggandaan yang dikehendaki.
4.
Tekan tombol cetak (start).
5.
Jika sudah selesai
tekan tombol OFF.
JENIS - JENIS DOKUMEN
KANTOR
Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau
bentuk dokumen kantor dapat dibedakan antara lain :
1.
Sertifikat
2.
Piagam
3.
Surat ( Niaga dan
Resmi, Aneka surat Sekretaris )
4.
Selebaran / Brosur
5.
Blanko / Formulir
6.
Kliping
7.
Situs - situs internet Apabila
dilihat dari segi permasalahan / pokok persoaln dalam pemecahan maslah dalam
organisasi kerja maka dapat dibedakan menjadi dokumen - dokumen kantor sebagai
berikut :
1.
Produksi
2.
Pemasaran
3.
Kepegawaian
4.
Hubungan masyarakat
5.
Keuangan
6.
Hukum dan Peraturan











